Reden wir nicht lange um den heißen Brei: Die Arbeit im Agrarbüro ist lästig, aber sie muss gemacht werden. Wir haben Tipps für dich, wie du offline und online deine Büroarbeit effektiver machen und so Zeit sparen kannst.
Du bist Landwirt geworden, um mit der Natur zu arbeiten und hochwertige Lebensmittel zu produzieren. Bereits vor 50 Jahren mussten deine Berufskollegen Papierkram erledigen. Mit dem bürokratischen Aufwand von heute ist das nicht mal im Ansatz zu vergleichen. Wir haben dir deshalb ein paar Tipps zusammengestellt, die dir dabei helfen endlich wieder mehr Landwirt und weniger Büroarbeitskraft zu sein.
Feste Bürozeiten
Viele Landwirte gehen dann ins Büro, wenn das Wetter Feldarbeiten gerade unmöglich macht. Sicher, zur Ernte oder in der Aussaat wird das nicht anders gehen. Ansonsten solltest du dir jedoch ein Zeitfenster festlegen, in dem immer Büroarbeit ansteht. Bestenfalls liegt diese Zeit direkt nach einer Routine: Das kann das morgendliche Melken oder nach dem Frühstück sein. Am Anfang brauchst du dafür viel Selbstdisziplin, denn es kann bis zu zwei Monate dauern, bis etwas Neues zur Routine wird.
Sortiere deine Post
Vom papierlosen Agrarbüro sind wir noch weit entfernt. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, dass du eingehende Post sofort sortierst. Wir empfehlen dir, Eingangspost nach Priorität zu sortieren. Das kann so aussehen:
- Fach eins: Der Ort für alle neuen Briefe. Hier liegt nichts länger als 24 Stunden.
- Fach zwei: Höchste Priorität. Was hier liegt, muss schnellstmöglich im nächsten freien Zeitslot abgearbeitet werden.
- Fach drei: Was hier liegt, muss im Laufe der Woche bearbeitet werden.
- Fach vier: Das kann warten. Damit du es nicht vergisst: Stell dir eine Erinnerung ein, dass du alle zwei Wochen die Ablage bearbeitest.
Am besten haben alle vier Fächer eine eigene Farbe und sich beschriftet. Ab sofort gilt: Auf deinem Schreibtisch liegen keine Briefe mehr herum.
Akten sind das halbe Büroleben
Bearbeite Post gehört entweder in den Mülleimer oder in deine Unterlagen. Hier entscheidet die Masse deiner eingehenden Post, welches System sinnvoller ist. Die Grundstruktur ist aber identisch.
Die Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen schlägt folgende Struktur vor, die du natürlich auf deinen Betrieb anpassen musst:
- 00 Unternehmensführung
- 01 Verwaltung
- 02 Finanzen
- 03 Personal
- 04 Förderung
- 05 Pflanzenbau
- 06 Schweinehaltung / Mast
- 07 Sauenhaltung / Ferkelerzeugung
- 08 Rinderhaltung und Milchgewinnung
- 09 Geflügelmast
- 10 Geflügel / Eierproduktion
- 11 Projekte
Es macht Sinn, die einzelnen Themen in Ordnern zu gruppieren. So könnten 00 bis 04 beispielsweise in einen Aktenordner. Wichtig: Ein Ordner sollte immer nur für ein Wirtschaftsjahr hergenommen werden. Nach fünf Jahren kannst du ein Wirtschaftsjahr in einen Archivordner mit anderen Jahren umsortieren. Das spart Platz und Kosten.
Ebenfalls wichtig: Diese Struktur muss sowohl in deinen Ordnern wie auf deinem PC identisch sein. Nur so findest du in deinem Agrarbüro schnell das, was du suchst.
Digitale Lösungen sparen Zeit
Auch wenn es für dich eine Umstellung bedeuten könnte: Nutze Büro-Software, um noch mehr Zeit zu sparen. Vom Maschinenring gibt es das digitale Gesamtpaket MeinAcker, welches für dich in aller Regel kostenlos ist. Darin enthalten sind Anwendungen, mit denen du dein Agrarbüro optimieren oder Lohnarbeiten besser managen kannst.
Die beiden größten Vorteile von MeinAcker sind die:
- Die Software wurde komplett vom Maschinenring entwickelt. Bei uns sind deine Daten sicher.
- Die Software hat – wenn von dir so gewollt – eine direkte Schnittstelle zu deinem regionalem Maschinenring und deinem Steuerberater.
