Zwei Maschinenring-Experten geben Landwirten Tipps, wie sie ihr Dokumentenmanagement optimal einsetzen.
Ab 2025 ändert sich in Deutschland einiges, was den Austausch von elektronischen Rechnungen betrifft. Bereits ab dem 1. Januar müssen auch Landwirte in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Dokumente-Funktion des MeinAcker-Softwarepakets der Maschinenringe unterstützt ihre Nutzer mit einer Vielzahl von Funktionen für den rechtskonformen Umgang mit E-Rechnungen. Alle MR-Mitglieder, deren Maschinenring das MeinAcker-Paket bereits abonniert hat, können die Anwendung Dokumente exklusiv und kostenfrei nutzen. Eine Liste der Maschinenringe, die MeinAcker abonniert haben, ist hier!
Die drei wichtigsten Tipps, die Philipp Reiker, Prokurist beim Landwirtschaftlichen Betriebshilfedienst und Maschinenring Warendorf-Münster, für alle hat, die sich mit der Dokumente-Funktion in MeinAcker einarbeiten, lauten:
>> Dokumente sauber benennen
>> eine logische Ordnerstruktur schaffen
>> Papierdokumente mit einem guten Scanner digitalisieren
Als Landwirt auf dem eigenen Hof nutzt Philipp Reiker Dokumente bereits seit rund anderthalb Jahren. Sobald mit dem Digitalisieren aller Papierunterlagen der erste arbeitsaufwendige Schritt erledigt sei, sei die Zeitersparnis beeindruckend. „Ich kann mir schnell und einfach alle Dokumente herholen, die Arbeit im Büro wird viel strukturierter“, sagt Philipp Reiker.
Ein weiteres Argument, das für die Dokumente-Funktion spreche, sei die einfache Übermittlung und das Ablegen von Daten wie eben auch künftig E-Rechnungen. Das bestätigt auch Ferdinand Gensberger Mitentwickler der Anwendung bei den Maschinenringen und als Landwirt selbst Nutzer des Softwarepakets. Durch die elektronische Übermittlung in Dokumente ließen sich sehr viele Arbeiten automatisieren. „Wenn ich ein Dokument in MeinAcker ablege, dann kann ich mit einem Klick die Übermittlung veranlassen und der Steuerberater hat es sofort digital bei sich in der Buchhaltung." Dokumente arbeite wie ein Kollektor, in dem der Landwirt alles ablegen, sortieren und archivieren könne.
Ideale Voraussetzung
Gerade mit Blick auf das Umstellungsdatum 1. Januar 2025 sei es für jeden Landwirt wichtig, sich ein landwirtschaftliches Dokumentenmanagementsystem zuzulegen. Das MeinAcker-Softwarepaket der Maschinenringe biete dafür ideale Voraussetzungen. Denn mit ein paar Handgriffen lasse sich die Dokumentenfunktion in MeinAcker an alle gängigen Buchhaltungsprogramme wie Datev, Advova oder Wiking anbinden. So könne der Landwirt E-Rechnungen oder Gutschriften automatisch an sein Steuerberaterbüro übermitteln und seine Büroarbeit noch effizienter gestalten.
