FAQ – Dokumente

Deine Daten werden alle in einer Cloud-Lösung (Microsoft-Azure) auf westeuropäischen Servern innerhalb der EU nach hohen Sicherheitsstandards gespeichert. Du bleibst der Eigentümer deiner Daten. Da wir eine Selbsthilfeorganisation und kein Konzern sind, verwenden wir deine Daten nicht für Marketing- oder Werbezwecke. Wir gehen absolut vertraulich mit den Daten unserer Landwirte um.

Dokumente ist ein Produkt der Maschinenringe, welche ein Zusammenschluss von Landwirten ist. Daher ist Dokumente unabhängig von den Interessen der Industrie und wir verwenden deine Daten nicht für Marketing- oder Werbezwecke. Wir gehen absolut vertraulich mit den Daten unserer Landwirte um.

Wenn du MeinAcker kündigst, verlierst du den Zugriff auf deine Daten. Im Bereich Dokumente hast du jedoch die Möglichkeit, sämtliche Dateien vor dem Kündigen bei dir zu sichern und damit für den Umzug vorzubereiten.

Ja, das ist möglich. Unter „Betrieb verwalten“ kannst du mit „Betrieb bearbeiten“ im Reiter „Nutzer & Personen“ deine Mitarbeiter, Familienangehörigen oder sonstige Personen auf deinen Betrieb einladen. Nur Personen mit Adminzugriff können den Menüpunkt Dokumente öffnen.

Labels ermöglichen dir, deine Dokumente mit Suchwörtern zu versehen. So können sie dir z.B. beim Antrag auf Agrardieselentlastung oder bei der Vorbereitung auf Termine mit deinem Düngeberater helfen. Du ordnest einfach allen dafür relevanten Dokumenten das Label zu und suchst anschließend danach, wenn du sie benötigst. Das Agrardiesellabel fasst dir zusätzlich deine bezogenen und abgegebenen Kraftstoffmengen zusammen, sodass diese Werte für die Antragstellung direkt vorliegen.

• Du kannst Dokumente via Link teilen. Dafür erstellst du einfach eine Freigabe mit zugeordneten Dokumenten und gibst dann der anderen Person den Link, mit dem sie die Dokumente dann aufrufen kann. Du kannst jederzeit weitere Dokumente zu einer bestehenden Freigabe hinzufügen, diese zeitlich begrenzen und Dokumente auch gesammelt freigeben.
• Du kannst weitere Benutzer auf deinen digitalen Betrieb einladen (Achtung: Nur Nutzer mit Admin-Zugriff können auf Dokumente zugreifen).
• Mit den Schnittstellen zu DATEV Unternehmen online, Hannibal, JustFarming (Adnova), nlb und Wiking, kannst du Dokumente direkt in das Buchführungsprogramm deines Steuerberaters übergeben. Der Vorteil: du findest alle deine betrieblichen Unterlagen übersichtlich in der Dokumente-Anwendung, von Zertifizierungsunterlagen bis hin zu Rechnungen. An den Steuerberater übergibst du über die Schnittstelle nur die Dokumente, die für ihn auch relevant sind.

Ja, das geht. Erzeuge hierfür einfach die Auswertungen in der Anwendung und klicke dann oben links auf „In Dokumente ablegen“.

Dokumente bietet Schnittstellen zu DATEV Unternehmen online, Hannibal, JustFarming (Adnova) und nlb.

Mit dieser Funktion kannst du Dokumente direkt in das System deines Steuerberaters übergeben, worauf dieser dann zugreifen kann. Hierfür verknüpfst du deinen Portalaccount einmal initial. Im Anschluss kannst du Dokumente dem Steuerberater mit wenigen Klicks zur Verfügung stellen.

Voraussetzung für die Einrichtung der Schnittstelle ist, dass du in Absprache mit deinem Steuerberater bereits eines dieser Systeme nutzt, da die Buchführungsbelege, die über die Schnittstelle übergeben werden, dort weiterverarbeitet werden. Möchtest du neu einsteigen, kannst du zunächst über deinen Steuerberater Zugangsdaten anfordern.

Folgende Informationen brauchst du, um die Schnittstelle zu aktivieren:

• Adnova: Just Farming-Account

• Hannibal: Zugangsnummer und Benutzername/E-Mail-Adresse + Passwort

• DATEV: DATEV Unternehmen Online-Account

• Wiking: Wiking ID

• nlb: Beraternummer, Betriebsnummer

Für die Nutzung der nlb-Schnittstelle fallen pro verknüpfter Firmierung 36 € jährlich zzgl. MwSt an. Die anderen Schnittstellen sind kostenfrei nutzbar.

Hilfreiche Informationen zur Einrichtung der Schnittstellen findest du im Handbuch oder Video unter Dokumente | Hilfe.

Aktuell stehen dir 2 GB kostenfrei zur Verfügung. Solltest du mehr benötigen, werden wir dir für eine geringe Gebühr weiteren Speicherplatz zur Verfügung stellen. Komm in diesem Fall einfach auf uns zu.

Die Archivierung in der Dokumente-Anwendung ist unveränderbar, nachvollziehbar und fälschungssicher. Sie ist also revisionssicher.

Dokumente verfügt über eine Zertifizierung der VOI, die die revisionssichere Ablage bestätigt. (PK-DML ready“)

Hintergrund der Revisionssicherheit ist die GoBD. Betriebe, die zur Buchführung verpflichtet sind, müssen sich an die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, halten.

Das bedeutet etwa, dass alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Prüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sein könnten, aufbewahrt werden müssen.

Relevant ist die GoBD bei einer finanzrechtlichen Prüfung und muss von allen Unternehmern eingehalten werden. Im Wesentlichen fordert die GoBD Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit bei allen finanzrelevanten Unterlagen. Gerade wenn Unternehmen digital Belege erhalten (z.B. durch E-Mail), ist dies ohne ein DMS-System nicht möglich. Durch die Zertifizierungen „PK-DML ready“ der VOI ermöglicht Dokumente seinen Nutzern eine GoBD-konforme Ablage.

Land- und Forstwirte können sich einen Teil der Energiesteuer über den sogenannten Agrardiesel-Antrag zurückholen. Voraussetzung ist eine lückenlose und dokumentierte Erfassung der verwendeten Dieselmengen.

Im System erfolgt die Erfassung, indem Belege entsprechend gekennzeichnet werden mit dem Label „Agrardiesel“, die verwendete Menge in Litern eingetragen und die Art der Nutzung z. B. betriebliche Arbeiten, innerbetrieblicher Verbrauch oder Lohnarbeiten für Dritte angegeben wird.

Um eine neue E-Rechnung oder Gutschrift zu erstellen, klickst du im Bereich „E-Rechnung“ auf den Plus-Button „Neue Rechnung“ oder „Neue Gutschrift“.

Anschließend öffnet sich eine leere Rechnung oder Gutschrift, die du Schritt für Schritt ausfüllen kannst. Klicke einfach auf die jeweiligen Felder (z. B. Leistungsempfänger, Leistungsdatum, Positionen sowie optionale Textfelder für Beschreibungen oder Hinweise) und trage deine Daten ein. Zusätzlich können Einstellungen wie Besteuerungsart, Erlösart oder Bankverbindung hinterlegt werden.

Nachdem alle Angaben erfasst wurden, speicherst du die Rechnung oder Gutschrift. Sie erhält dann automatisch den Status „Offen“. In diesem Zustand kannst du die sie jederzeit bearbeiten, Inhalte anpassen oder ergänzen. Sobald alle Daten vollständig und korrekt sind, wird die Rechnung oder Gutschrift festgeschrieben. Damit ist sie abgeschlossen, wird im System abgelegt und kann anschließend über die Dokumente‑E-Mail-Adresse versandt werden.

Um Zahlungsdaten zu erfassen, lege zunächst ein neues Dokument (z. B. eine Rechnung) ab und aktiviere die Option „Zahlung“. Das Zahlungsfenster öffnet sich automatisch. Gib die Überweisungsdaten an und speichere die Zahlung ab. Bei E-Rechnungen sind einige Felder bereits vorbelegt. Die Zahlung und das zugehörige Dokument erhalten dabei automatisch das Label „Zahlung vorbereitet“.

Wechsle dann in den Reiter „Zahlungen“ und klicke auf „Export (SEPA-Export-Funktion)“. Das System erstellt automatisch eine SEPA‑XML‑Datei, die anschließend heruntergeladen und in ein Banking-Programm importiert werden kann. Nach dem Export erhalten die entsprechenden Zahlungen und Dokumente das Label „Zahlung angewiesen“.

Die Suche wird über das Lupen-Symbol geöffnet und kann auf einzelne Dokumente oder ganze Ordner angewendet werden. Über „Suche erweitern“ lassen sich zusätzliche Filter und Kriterien aktivieren, die flexibel ausgewählt und ergänzt werden können. Anschließend können in der Suchmaske konkrete Werte (z. B. Rechnungsnummer oder Datum) eingegeben und die Suche über „Suchergebnisse anzeigen“ gestartet werden. Ergänzend steht eine Volltextsuche zur Verfügung, die Inhalte der Dokumente durchsucht und mit Operatoren wie UND, ODER oder NICHT sowie Zahlen- und Datumsformaten arbeitet.

Für analoge Dokumente steht dir die mobile Scan-App auf dem Smartphone zur Verfügung. Die Scans landen direkt in deinem Posteingang.

Digitale Dokumente kannst du ganz einfach hochladen – entweder per Drag & Drop, indem du sie in den Upload‑Bereich ziehst, durch Anklicken und anschließendes Auswählen der Datei aus einem Ordner auf dem PC oder bequem über deine angelegte Dokumenten‑E‑Mail.

Anschließend legst du fest, in welchem Ordner das Dokument gespeichert werden soll, und ergänzt optional Labels zur besseren Auffindbarkeit. Danach hinterlegst du die wichtigsten Angaben wie Bezeichnung und Belegart und kannst bei Bedarf weitere Optionen, wie die Übergabe, auswählen. Zum Schluss startest du den Upload mit „Upload starten“, um das Dokument in der Anwendung zu speichern.

Auf deinem Betrieb fallen verschiedenste Unterlagen an: von Rechnungen über Anträge und Düngedokumentation bis hin zu Zertifizierungsunterlagen, Lieferscheinen oder Verträgen. Alle davon sind wichtig für deine Betriebsführung und sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden.

Während die Buchführungsbelege in die Software deines Steuerberaters hochgeladen werden, ist dies allerdings nicht der richtige Ort für viele andere betriebliche Dokumente.

An dieser Stelle unterstützt die Dokumente-Anwendung: du kannst sie als vollständig digitalen Aktenschrank verwenden und dort zunächst alle deine betrieblichen Unterlagen ablegen. Steuerlich Relevantes gibst du einfach mit wenigen Klicks über die Schnittstelle an den Steuerberater weiter. So musst du jedes Dokument auch nur einmal hochladen oder scannen.

Du erhältst einmal wöchentlich eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn neue Dokumente in deinem Posteingang liegen. Wenn du diese Benachrichtigung nicht benötigst, kannst du sie jederzeit deaktivieren.

Weitere Informationen zur Funktionsweise der Anwendung bekommst du bei deinem örtlichen Maschinenring. Zusätzlich kannst du dir unter Dokumente | Hilfe hilfreiche Videos zur Anwendung anschauen.

Außerdem findest du in der Anwendung oben rechts ein Fragezeichen. Dort sind unterstützende Materialien hinterlegt, die sich automatisch anpassen – je nachdem, in welchem Bereich der Dokumenten-Anwendung du dich gerade befindest.

1. Öffne das Portal
2. Melde dich an oder registriere dich
3. Aktiviere das MeinAcker-Paket
4. Gehe zu „Dokumente“ und lege dein Dokumentenpostfach an
5. Übernehme oder individualisiere deine Ordnerstruktur
6. Vergib Labels
7. Informiere deinen Steuerberater
8. Warte auf die Freigabe deiner Buchhaltungssoftware durch den Steuerberater – hier erhältst du die Zugangsdaten für die Schnittstelle
9. Danach kannst du jederzeit buchhaltungsrelevante Dokumente übermitteln