FAQ – Dokumente
Häufige Fragen zu allgemeinen Themen
Allgemeines
Um die Anwendung zu nutzen, musst du dich (falls noch nicht geschehen) im Maschinenring-Portal registrieren. Hier geht es zum Portal.
Bei der Registrierung erhältst du eine Nachricht an die von dir angegebene E-Mailadresse, die dich zur Bestätigung deiner Registrierung auffordert. Erst nachdem du den Bestätigungslink angeklickt hast, ist die Registrierung vollständig abgeschlossen. Anschließend kannst du die Schlagkartei im Menü des Maschinenringportals aufrufen.
Falls du dein Passwort vergessen hast, kannst du die „Passwort vergessen-Funktion“ nutzen und dir ein neues Passwort anlegen. Hier
Für eine Registrierung im MR-Portal und damit für Dokumente ist eine E-Mailadresse nötig. Hast du keine Mailadresse, kannst du bei deinem Maschinenring vor Ort anfragen, ob diese die Dienstleistung anbieten, Dokumente für Mitglieder zu führen.
Ja, du benötigst nur ein MR-Benutzerkonto. Mit diesem kannst du alle Apps nutzen. In vereinzelten Maschinenringen gibt es eigens kreierte Apps die teilweise einen separaten Login (Zugangsdaten) erfordern.
Nein, eine Installation von Dokumente ist nicht nötig. Dokumente ist eine reine Cloud-Lösung. Du kannst die Anwendung jederzeit mit jedem internetfähigen Endgerät nutzen. Du hast also von überall Zugriff auf deine Daten und nutzt immer automatisch die aktuellste Software-Version (keine Updates notwendig).
Häufige Fragen zu anfallenden Kosten
Kosten
Für dich als Mitglied des Maschinenrings entstehen keine Kosten.
Häufige Fragen zur Sicherheit
Sicherheit
Deine Dokumente in unserem DMS siehst nur du. Wenn du deine Dokumente mit weiteren Personen teilen möchtest, kannst du diese jedoch auf deinen digitalen Betrieb einladen. Alternativ kannst du Dokumente via Link teilen.
Deine Daten werden alle in einer Cloud-Lösung (Microsoft-Azure) auf westeuropäischen Servern innerhalb der EU nach hohen Sicherheitsstandards gespeichert. Du bleibst der Eigentümer deiner Daten. Da wir eine Selbsthilfeorganisation und kein Konzern sind, verwenden wir deine Daten nicht für Marketing- oder Werbezwecke. Wir gehen absolut vertraulich mit den Daten unserer Landwirte um.
Dokumente ist ein Produkt der Maschinenringe, welche ein Zusammenschluss von Landwirten ist. Daher ist Dokumente unabhängig von den Interessen der Industrie und wir verwenden deine Daten nicht für Marketing- oder Werbezwecke. Wir gehen absolut vertraulich mit den Daten unserer Landwirte um.
Häufige Fragen zu den Funktionen
Funktionen
Ein DMS dient zur digitalen Ablage von Dokumenten. Es kann dadurch Aktenordner und Aktenschränke ersetzen. Durch eine geschickt gewählte Ordnerstruktur und selbst angelegte Labels kannst du damit deine Dokumente schneller finden und sie noch ordentlicher ablegen.
Ja, das ist möglich. Unter „Betrieb verwalten“ kannst du mit „Betrieb bearbeiten“ im Reiter „Nutzer & Personen“ deine Mitarbeiter, Familienangehörigen oder sonstige Personen auf deinen Betrieb einladen. Nur Personen mit Adminzugriff können den Menüpunkt Dokumente öffnen.
Label ermöglichen dir, deine Dokumente mit Suchwörten zu versehen. Wenn du diese clever verwendest, können sie dir z.B. bei der Stoffstrombilanz helfen. Du ordnest einfach allen dafür relevanten Dokumenten das Label zu und suchst anschließend danach, wenn du sie benötigst.
- Du kannst zum einen Dokumente via Link teilen. Dafür erstellst du einfach eine Freigabe mit zugeordneten Dokumenten und gibst dann der anderen Person den Link, mit dem sie die Dokumente dann aufrufen kann.
- Zum anderen kannst du weitere Benutzer auf deinen digitalen Betrieb einladen (Achtung: Nur Nutzer mit Admin-Zugriff können auf Dokumente zugreifen).
- Mit der Adnova-Schnittstelle kannst du Dokumente direkt in das Buchführungsprogramm deines Steuerberaters übergeben.
Ja, das geht. Erzeuge hierfür einfach die Auswertungen in der Anwendung und klicke dann oben links auf „In Dokumente ablegen“.
Mit dieser Funktion kannst du Dokumente direkt in deinen Just Farming Account übergeben, worauf dann dein Steuerberater zugreifen kann. Hierfür verknüpfst du deinen Portalaccount mit deinem Justfarming Account einmal initial. Im Anschluss kannst du Dokumente mit wenigen Klicks an Adnova übergeben.
Aktuell stehen dir 2 GB kostenfrei zur Verfügung. Solltest du mehr benötigen, werden wir dir für eine geringe Gebühr weiteren Speicherplatz zur Verfügung stellen. Komm in diesem Fall einfach auf uns zu.
Mit dieser Funktion kannst du Dokumente direkt in deinen Unternehmen Online Account übergeben, worauf dann dein Steuerberater zugreifen kann. Hierfür verknüpfst du deinen Portalaccount mit deinem Unternehmen Online Account einmal initial. Im Anschluss kannst du Dokumente mit wenigen Klicks an DATEV übergeben.
Ja, Dokumente verfügt über eine Zertifizierung der VOI, die die revisionssichere Ablage bestätigt. („PK-DML ready“)
Relevant ist die GoBD bei einer finanzrechtlichen Prüfung und muss von allen Unternehmern eingehalten werden. Im Wesentlichen fordert die GoBD Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit bei allen finanzrelevanten Unterlagen. Gerade wenn Unternehmen digital Belege erhalten (z.B. durch E-Mail), ist dies ohne ein DMS-System nicht möglich. Durch die Zertifizierungen „PK-DML ready“ der VOI ermöglicht Dokumente seinen Nutzern eine GoBD-konforme Ablage.
Häufige Fragen zur mobilen App
Mobile App
Aktuell haben wir für Dokumente noch keine Smartphone-App. In der Zukunft wird es jedoch eine App zum Scannen und Einsehen der Dokumente geben.
