Beim nächsten Öffnen von „Dokumente“ wird ab jetzt angeboten, ein E-Mailpostfach anzulegen. Damit kannst du Dateien direkt in „Dokumente“ empfangen.

Wenn du dich nicht gleich für ein Postfach entscheiden möchtest, kannst du das jederzeit über die Einstellungen nachholen.

Nach dem Anlegen des Postfachs kannst du E-Mails inkl. daran angehängte Dateien in „Dokumente“ empfangen. Damit kannst du auch Mailtexte GoBD-konform ablegen. Die Verbindung zwischen Mail und angehängten Dokumenten bleibt bestehen.

Wenn du auf eine in Dokumente empfangene Mailadresse antworten musst, kannst du sie an deine Nutzerkonto-Mailadresse weiterleiten. Von da aus kannst du im Anschluss direkt auf die Mail reagieren oder sie an weitere Mailadressen weiterleiten.

Im erweiterten Ablegenfenster kann auch die Beschreibung der Dokumente angepasst werden.

Nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums erhalten alle Admin-Nutzer eine E-Mail mit dem Hinweis, das die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. In einer speziell eingefilterten Ansicht kann dann entschieden werden, welche Dokumente weiterhin aufbewahrt werden müssen und welche nicht. Diese Ansicht öffnest du über Einstellungen.

Auf Basis der Belegarten wird den Dokumenten die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist zugeordnet. In diesem Zeitraum kann das Dokument nicht gelöscht werden. Änderungen können durchgeführt werden, werden aber mitprotokolliert.

Alle Änderungen am Dokument werden mitprotokolliert. Hier wird erfasst, wer, wann, was gemacht hat. Zudem kannst du nun weitere Versionen zu einem Dokument anlegen.

Ab sofort erhältst du einen Hinweis, wenn du ein Dokument hochladen möchtest, das sich bereits in „Dokumente“ befindet. So kannst du wertvollen Speicher sparen. Möchtest du das Dokument dennoch hochladen, geht das selbstverständlich auch.

Nun können auch Word-, Excel-, Bild- und Textdateien hochgeladen werden.

Die Dokumentenvorschau ist nun auch in der Suche und der Freigabe verfügbar.
Ab sofort kannst du zudem festlegen, welche Firmierung den Dateien beim Upload standardmäßig zugeordnet wird.

Wird nun nach einem Label gesucht, werden auch alle untergeordneten Ordner mitdurchsucht. Filtert man nach mehreren Labels, werden Dokumente, welche beide Labels haben, als erstes angezeigt.