Neuerungen bei Dokumente

Die Besteuerungsarten im Rechnungstool wurden erweitert. Ab sofort stehen Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung und Export außerhalb der EU zusätzlich zur Verfügung.

Die Differenzierung ermöglicht eine klare Abbildung verschiedener steuerlicher Sachverhalte:

Reverse Charge: Die Umsatzsteuer wird vom Leistungsempfänger geschuldet (Reverse-Charge-Verfahren). Es erfolgt kein Umsatzsteuerausweis auf der Rechnung. Wird üblicherweise bei Dienstleistungen verwendet.

Innergemeinschaftliche Lieferung: Steuerfreie Lieferung innerhalb der EU an einen Unternehmer mit gültiger Umsatzsteuer-ID. Die Lieferung ist von der Umsatzsteuer befreit. Wird üblicherweise bei der Lieferung einer Ware verwendet.

Export außerhalb der EU: Steuerfreie Ausfuhrlieferung außerhalb der EU. Es wird keine Umsatzsteuer berechnet, da der Leistungs-/Lieferort außerhalb des EU-Raums liegt.

Ab sofort können die Spalten in der Dokumentenübersicht individuell in der Breite angepasst werden, sodass die Anzeige optimal an die eigenen Anforderungen angepasst werden kann. Die gewählten Spaltenbreiten werden benutzerspezifisch gespeichert und beim nächsten Öffnen der Anwendung automatisch wiederhergestellt.

Zur Vorbereitung einer Zahlung werden die Bezahldaten direkt beim Ablegen eines Dokuments erfasst. Wird dabei die Option „Zahlung“ ausgewählt, öffnet sich automatisch das Fenster „Zahlung vorbereiten“. Dort werden Zahlungspflichtiger und Zahlungsempfänger ausgewählt sowie Betrag, Ausführungsdatum und Verwendungszweck eingetragen. Die Bankdaten werden automatisch übernommen. Eine Vorschau der Rechnung hilft bei der Kontrolle der Angaben. Anschließend wird die Zahlung gespeichert.

Nach der Erfassung werden alle Zahlungen in dem Reiter Zahlungen dargestellt. In dieser Ansicht sind sämtliche Einträge tabellarisch aufgeführt, einschließlich Informationen zu Zahlungspflichtigen, Zahlungsempfängern, Betrag, Verwendungszweck, Ausführungsdatum sowie dem zugehörigen Dokument. Zusätzlich stehen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Über Auswahlfelder können einzelne oder mehrere Zahlungen zur weiteren Verarbeitung markiert werden.

Ausgewählte Zahlungen werden über die Exportfunktion als SEPA-XML-Datei erstellt. Dabei werden die relevanten Zahlungsdaten automatisch in das entsprechende Format übertragen. Die erzeugte Datei kann anschließend heruntergeladen und in ein Bankprogramm importiert werden, um die Zahlungen gesammelt weiterzuverarbeiten und auszuführen.

Zur Kennzeichnung des Status werden Labels verwendet. Das Label „Zahlung vorbereitet“ bedeutet, dass die Zahlung erfasst, aber noch nicht an die Bank übergeben wurde und weiterhin bearbeitet werden kann. Das Label „Zahlung angewiesen“ zeigt hingegen an, dass die Zahlung bereits über den SEPA-Export zur Ausführung bereitgestellt wurde und in der Regel nicht mehr geändert werden kann.

Im E-Rechnungstool wurde ein optionales Beschreibungsfeld auf Positionsebene ergänzt. Das Feld kann direkt in der Tabelle gepflegt werden und wird auf der Rechnung mit ausgegeben sowie zusammen mit der Rechnung gespeichert.

Unterschiedliche Einträge im Beschreibungsfeld führen nicht zur Anlage neuer Artikel.

Ab sofort werden versendete E-Mails automatisch mit der jeweiligen Rechnung in Dokumente verknüpft und analog zu eingehenden E-Mails in einem gemeinsamen Dialog mit der Rechnung angezeigt. Mehrfach versendete Rechnungen werden mit allen zugehörigen E-Mails chronologisch (neueste zuerst) dargestellt.

Im MR-Portal können ab sofort Testzugänge für (Berufs-)Schüler, Mitarbeiter von Landwirtschaftsämtern oder ähnliches angelegt werden.

Der Testzugang kann bei der Registrierung beantragt oder nachträglich von deinem örtlichen Maschinenring vergeben werden. Damit kann das MeinAcker-Paket für zwei Jahre auch ohne MR-Mitgliedschaft genutzt werden.

Beim Versenden einer in Dokumente geschriebenen Rechnung ist es nun möglich, weitere Empfänger via cc zu adressieren. Damit können die Rechnungen z.B. an ein eigenes Postfach außerhalb von “Dokumente” versendet werden.

Im Bereich E-Rechnungen wurde die Besteuerungsvariante “Pauschalierung Holz” ergänzt. Damit ist es möglich Rechnungen mit einem Steuersatz von 5,5 % für Holzverkäufe zu erstellen.

Außerdem können Rechnungen nun auch an Empfänger in der Schweiz gestellt werden. Hierfür wird die Besteuerungsart Auslandsrechnung verwendet und die schweizer MWST-Nummer muss beim Kunden hinterlegt werden.

In der Vorschau werden jetzt die gesuchten Begriffe gelb hervorgehoben. Damit findest du die gesuchten Stellen innerhalb von PDFs noch schneller.

Mit der neuen Volltextsuche kannst du jetzt gezielt nach Begriffen innerhalb deiner Dokumente suchen. Öffne einfach wie gewohnt die Suchfunktion und nutze den Bereich „Dokumenteninhalt durchsuchen“, um nach beliebigen Begriffen aus den Dokumenten zu suchen. So findest du relevante Dokumente noch schneller.

Um deine Suche noch effektiver zu gestalten, stehen dir nun Suchoperatoren zur Verfügung:

+ (UND-Suche): Beide Begriffe müssen im Dokument vorkommen (Standardmäßig sind die Dokumente ODER verknüpft, ein Begriff muss im Dokument enthalten sein) .
Beispiel: Rechnung +Projekt findet Dokumente, in denen beide Wörter enthalten sind.

* (Platzhalter): Wenn du nur den Wortanfang kennst.
Beispiel: Rechn* findet „Rechnung“, „Rechnungen“ usw.

„“ (exakte Phrase): Für die Suche nach einem genauen Ausdruck.
Beispiel: "Projektabschluss Bericht" findet nur Dokumente mit genau dieser Wortfolge.

Im Bereich E-Rechnung wurde eine zusätzliche Besteuerungsart integriert: Du kannst nun Rechnungen an ausländische Kunden stellen, bei denen das Reverse-Charge-Verfahren Anwendung findet. Damit wird die Umsatzsteuerpflicht korrekt auf den Leistungsempfänger im Ausland übertragen – ideal für grenzüberschreitende Geschäftsvorgänge.

Der E-Mailtext wird durch eine Vorlage vorbelegt. Dieser kann selbstständig angepasst werden. Über die Vorschau kannst du die E-Mail vor Versenden prüfen.

Beim ersten Festschreiben einer Rechnung kann ein Startwert für die Rechnungsnummer angegeben werden, sodass ein durchgängiger Nummernkreis ermöglicht wird. Als Nutzer trägst du hier idealerweise die Rechnungsnummer deiner letzten Rechnung + 1 ein.

Betriebe, die die USt-ID nicht vorliegen haben, können nun auch ohne diese Rechnungen schreiben. Dabei handelt es sich jedoch nicht um E-Rechnungen, sondern um herkömmliche PDF-Rechnungen, welche noch bis zum 01.01.2027 bzw. 2028 eingesetzt werden dürfen.

Durch eine Schnittstelle können Belege über den Datenservice (Digitale Belege) mit deinem Steuerberater geteilt werden. Alles was du dafür brauchst, ist die nlb-Beraternummer deines Steuerberaters und die nlb-Firmierungsnummer von deiner Betriebsadresse.

Um Dateien an nlb zu übertragen, startest du die Übergabe mittels rechtem Mausklick auf das Dokument oder durch Verwendung der Quick-Action. Voraussetzung ist eine verknüpfte Firmierung und eine revisionssichere Belegart.

Über die Suche kann eingefiltert werden, welche Dokumente bereits an nlb übertragen wurden bzw. sich gerade in Übertragung befinden. Übertragene Dokumente sind mit nlb-Logo gekennzeichnet, Dokumente in Übergabe mit Sanduhr.

Um die E-Rechnung schnell und einfach stellen zu können, kannst du eigene Artikel und Kunden anlegen, welche dir bei künftigen Rechnungen zur Auswahl stehen. Dies geschieht automatisch aus der Erfassungsmaske heraus.

Beim Stellen der Rechnung hast du die Wahl aus unterschiedlichen Besteuerungsvariante, je nach dem ob dein Betrieb die Umsatzsteuer optiert, pauschaliert oder du deine Erzeugnisse steuerfrei anbietest.

Du hast die Möglichkeit eigene Anschreiben sowie dein persönliches Logo auf der Rechnung abzudrucken.

Du hast die Möglichkeit eine Übersicht all deiner gestellten Rechnungen in eine Excel-Tabelle zu exportieren. Damit kann z.B. der Zahlungseingang überwacht werden.

Durch die direkte Integration in „Dokumente“ profitierst du von allen Vorteilen des Dokumentenmanagementsystems inkl. der Schnittstellen zu verschiedenen Buchführungsprogrammen oder der individuellen, GoBD-konformen Ablage.

Ist bei der Rechnungsstellung einmal etwas schiefgelaufen oder es ergeben sich nachträgliche Änderungen, kannst du diese einfach stornieren. Im Anschluss wird dir ein Storno-Beleg erzeugt.

Die Suche wurde um wichtige Inhalte der E-Rechnung erweitert. Damit kann beispielsweise nach dem Rechnungsbetrag oder der Rechnungsnummer in E-Rechnungen gesucht werden.

In der Vorschau kann nun mittels Buttons gezoomt oder das Dokumente gedreht werden. Außerdem ist es nun möglich direkt aus der Anwendung heraus zu drucken. Dies gilt u.A. auch für E-Rechnungen und die daran angehängten Metadaten.

In den Einstellungen ist es möglich, eine bestehende Dokumente E-Mailadresse zu ändern oder zurückzusetzen. Die alte E-Mailadresse ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr erreichbar und wird ein Jahr nicht neu vergeben.

Nicht benötigte Ränder um das Dokument herum entfernt die Scan-App automatisch. Dadurch ist nur das eigentliche Dokument zu sehen. Das Foto wird auf DIN A4 angepasst. Diesen Zuschnitt kannst du jederzeit manuell anpassen.

Beim Hochladen in den Posteingang hast du die Möglichkeit zwischen PDF- & Bildformat zu wählen.

Da die XML-Datei der ZUGFeRD-Rechnung und die X-Rechnung als Ganzes mit dem menschlichen Auge allein nicht lesbar ist, verfügt Dokumente über die Funktion die Rechnungen zu visualisieren, sodass du auch in Zukunft deine Rechnungen im Überblick behalten kannst.

E-Rechnungen können ausgelesen werden, sodass es nun möglich ist, wichtige Rechnungsinhalte wie z.B. Geschäftspartner, automatisch in der Übersicht in eigenen Spalten anzuzeigen.

Beim ersten Öffnen von „Dokumente“ und in den Einstellungen kann die vorgeschlagene Ordnerstruktur übernommen werden. Diese bietet dir von Beginn an eine Struktur für die Ablage deiner Dokumente. Wähle dafür einfach die Ordner aus, die für deinen Betrieb relevant sind, und füge sie mit „Speichern“ hinzu.

Neben der vordefinierten Ordnerstruktur werden beim ersten Öffnen und später in der Labelverwaltung auch Labels vorgeschlagen. Durch einen Klick fügst du sie hinzu und kannst sie im Anschluss als Suchkriterien bei der Ablage verwenden.

Beim Hochladen und Ablegen kann nun direkt die Übergabe an die Buchführungssysteme (DATEV, Wiking, Adnova) angestoßen werden. Dadurch kann nun die komplette Verarbeitung deiner Dokumente in einem Arbeitsschritt erledigt werden und du sparst wertvolle Zeit.

Durch Zuordnen des Labels „Stoffstrombilanz“ (beim Upload, Anlegen oder Label Zuordnen) können nun direkt beim Ablegen die erforderlichen Eingaben in die Stoffstrombilanz gemacht werden. Lästiges Belege-Suchen fürs Erstellen der Stoffstrombilanz entfällt damit und wertvolle Zeit kann gespart werden. (Für die Bundesländer Bayern & Baden-Württemberg)

Mit Reiter „Grundlage Stoffstrombilanz“ übermittelst du die fertig gesammelten Daten in die Stoffstrombilanz. Durch die integrierte Vorschau fällt das Überprüfen der Eingaben leicht. Diese können hier ggfs. angepasst werden. (Für die Bundesländer Bayern & Baden-Württemberg)

In Dokumente liegen besonders sensible Daten. Deshalb werden diese nicht automatisch über die MR-Freigabe mit deinem MR geteilt. Möchtest du aber Unterstützung bei der Belegablage durch deinen MR kannst du ab jetzt unter Betrieb verwalten/Nutzer und Personen MR-Mitarbeiter auf deinen Betrieb einladen.

Ausführliche Hilfetexte und Handbücher findest Du nun direkt in der Anwendung, wenn du auf das oben rechts angezeigte Fragezeichen klickst. Die Bedienung der Anwendung wird dadurch nochmals vereinfacht, da sich der Inhalt des Fensters je nach geöffnetem Menü-Punkt anpasst.

Indem Belegarten mit einem Stern gekennzeichnet werden, markierst du sie als deine Favoriten. Diese Belegarten stehen, danach zur Auswahl.

Benötigst du aufgrund der DSGVO einen Nachweis gewisse Dokumente (z.B. Bewerbungsunterlagen) gelöscht zu haben, kannst du dir hierfür im Papierkorb einen entsprechenden Ausdruck generieren.

Alle Anwendungen des MeinAcker-Pakets können in unserem Demobetrieb getestet werden. Klicke dafür einfach in der Anmeldemaske auf Demobetrieb und wähle die Anwendung aus, welche du ausprobieren möchtest.

Beim nächsten Öffnen von „Dokumente“ wird ab jetzt angeboten, ein E-Mailpostfach anzulegen. Damit kannst du Dateien direkt in „Dokumente“ empfangen.

Wenn du dich nicht gleich für ein Postfach entscheiden möchtest, kannst du das jederzeit über die Einstellungen nachholen.

Nach dem Anlegen des Postfachs kannst du E-Mails inkl. daran angehängte Dateien in „Dokumente“ empfangen. Damit kannst du auch Mailtexte GoBD-konform ablegen. Die Verbindung zwischen Mail und angehängten Dokumenten bleibt bestehen.

Wenn du auf eine in Dokumente empfangene Mailadresse antworten musst, kannst du sie an deine Nutzerkonto-Mailadresse weiterleiten. Von da aus kannst du im Anschluss direkt auf die Mail reagieren oder sie an weitere Mailadressen weiterleiten.

Im erweiterten Ablegenfenster kann auch die Beschreibung der Dokumente angepasst werden.

Nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums erhalten alle Admin-Nutzer eine E-Mail mit dem Hinweis, dass die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. In einer speziell eingefilterten Ansicht kann dann entschieden werden, welche Dokumente weiterhin aufbewahrt werden müssen und welche nicht. Diese Ansicht öffnest du über Einstellungen.

Auf Basis der Belegarten wird den Dokumenten die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist zugeordnet. In diesem Zeitraum kann das Dokument nicht gelöscht werden. Änderungen können durchgeführt werden, werden aber mitprotokolliert.

Alle Änderungen am Dokument werden mitprotokolliert. Hier wird erfasst, wer, wann, was gemacht hat. Zudem kannst du nun weitere Versionen zu einem Dokument anlegen.

Ab sofort erhältst du einen Hinweis, wenn du ein Dokument hochladen möchtest, das sich bereits in „Dokumente“ befindet. So kannst du wertvollen Speicher sparen. Möchtest du das Dokument dennoch hochladen, geht das selbstverständlich auch.

Nun können auch Word-, Excel-, Bild- und Textdateien hochgeladen werden.

Die Dokumentenvorschau ist nun auch in der Suche und der Freigabe verfügbar.
Ab sofort kannst du zudem festlegen, welche Firmierung den Dateien beim Upload standardmäßig zugeordnet wird.

Wird nun nach einem Label gesucht, werden auch alle untergeordneten Ordner mitdurchsucht. Filtert man nach mehreren Labels, werden Dokumente, welche beide Labels haben, als erstes angezeigt.